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走进360集团:18位首席法务官共谈企业合同标准化管理

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合同全生命周期管理,可能是各企业法务工作中的最大公约数。在这一过程中,涉及合同起草审查、合同谈判、合同签署、合同履行与监督、合同管理和争议解决。从合同模板库建设、工作标准、人员分工,方法流程统一,到新产品和新技术的采购及应用,合同话题值得走在创新前沿的公司法律人的探索、交流与共创。
那么,企业该如何做好合同全生命周期管理?有哪些好的经验可供借鉴及交流?基于此,3月12日,法天使联合亚太法务联盟、法律先生、360集团共同举办以“企业合同标准化管理”为主题的经验交流活动,并参观了360集团,希望通过此次活动,促进各大企业合同问题探讨及业务交流,共同探索更加高效的企业合同管理方式。

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360集团法律副总裁、总法律顾问兼任战略投资部、城市产业发展合作部总负责人张伟、合规部负责人吴佳丽,亚太法务联盟常务秘书长蒋璐明,法天使-中国合同库创始人常金光,好未来教育集团总法律顾问魏嘉,小米集团法务总监王一夫,同方威视技术股份有限公司法务部部长徐叶红等18位首席法务官参与了本次交流活动。360集团法律合规部负责人吴佳丽,法天使-中国合同库创始人常金光在本次交流会上做了主题分享。
据介绍,360集团是中国领先的互联网和安全服务提商,创立于2005年,先后推出360安全卫士、360手机卫士、360安全浏览器等安全产品。2018年2月,顺利登陆A股市场。回归后,360集团以“让世界更安全更美好”为使命,致力于实现“不断创造黑科技,做全方位守护者”的愿景。

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张伟 360集团法律副总裁、总法律顾问
活动伊始,360集团张伟做了活动致词,首先对于各位法总的到访表示欢迎,同时对于企业法务管理工作分享了自己看法和经验,他表示法务工作要始终保持开放、共享的心态,要多向优秀企业学习、交流经验,做到法务管理战略化和管理精细化。
360集团法务团队推行智能化与标准化管理理念,目前下设法律合规、知识产权、诉讼、法律BP、投资并购五个二级法务部门,在合同审核、知识产权(商标、著作权、专利)管理、诉讼案件、新业务上线、投资并购等各个方面开展法律支持工作,维护与支持公司日常法律事务的运转,规避潜在风险,解决已发生的各类法律纠纷。基于此,吴佳丽进行了题为“360集团合同标准化管理经验”的主题分享。

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吴佳丽 360集团合规部负责人
在正式分享前,吴佳丽介绍了360法务中心的架构及各个部门的工作职责,并指出,合同标准化管理分享看上去最简单的事情,往往也是最难的事情。
随后,吴佳丽从公司法务合同管理的痛点切入,并表示业务标准化管理过程中存在重复性咨询、重复性业务模式、重复性业务风险、重复性岗位职责、重复性流程管理、重复性业务对接等问题;法务标准化管理难点则在于专业标准模糊化、退让底线不统一性、专业工作重复性、风险管控要求不统一、共享机制缺失。如何破解这些难点?需要法律科技助力,通过人机协审,借助数据算法,实现去人治化,达到良好的流程管控。
那么,在360法务中心工作过程中,360法务中心做了哪些合同标准化管理体系的探索与思考?吴佳丽分享了今年1月任正非在销售合同关闭工作座谈会上的讲话,并总结出了360法务中心的经验:
在人员层,入门培训、专业考评、审核指引、内外培训必不可少;在产品层,可成立合同文本标委会,组建风险库,搭建制度体系,完善审查清单,多部门联动构建案例体系;在用户层,需要有业务指引,并能够进行风险自查,进行业务培训与考核,推广与映射标准化流程,实现智能问答等功能;在工具层,需要熟悉数据管理,了解法律科技方面工具的应用。
目前,法律科技在合同标准化管理中的应用主要包括外部大数据、标准化文本、标准化审查、风险库管理、内部数据层、智能化设备。通过这些方面可实现智能审查,案例库关联,信息智能提取等,以便企业更好地进行诉讼管理、知产管理、人员管理、知识管理等。

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最后,吴佳丽针对合同标准化管理,提出多个相关问题供大家交流讨论:部门架构设置的合理性、人员合同分工的合理性安排如何实现?
在公司标准化建设的交流方面,她指出,希望与参会嘉宾共同探讨合同模板建设与应用、团队律师专业化标准与考核管理、业务标准化指引建设、风险库及知识共享制度、业务培训宣传体系(如何引导业务使用标准化法务产品?)等方面的内容。
吴佳丽分享结束后,法天使-中国合同库创始人常金光与参会嘉宾分享了合同起草审查与企业合同模板库建设相关内容。
合同的全流程链包含从产生交易机会与商业动机,到合同意向与磋商谈判,再到合同起草与审查,合同评审与签署,合同履行与监督,合同争议解决,最后到复盘与知识管理,形成了完成的闭环链条。常金光本次主要分享合同起草与审查环节,他表示,在合同全流程中,目前合同起草与审查环节如能够有效利用标准模板、标准方法、标准流程、合同工具,就能够保障品质、提高效率,实现标准化合同管理。

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常金光 法天使-中国合同库创始人
围绕标准模板、标准方法、标准流程、合同工具四个方面,常金光展开了详细介绍。
首先,在创建标准模板方面,法天使出版了《中国合同大全——中国合同分类法》,该书汇编了2000子类、纵向5级、10000+文本,能够对场景进行多重列类。
何为多重类列?它指的是,分类法在编列类目时,对具有多重属性、多向成族的客观事物,在统一划分阶段,同时采用几个分类标准,对上位概念进行划分,从而在一个类列中形成几组按不同属性聚类的同位概念。
此外,标准模板还包含企业合同模板库,在模板分类过程需互斥全集,从业务场景多重类列,与IT系统业务流匹配;此外还需动态调整,合同模板从来不止于静态模板,结合我方主营业务、对方主营业务,需建设标准化填空式模板库、半标准选择式条款库、非标准定制式审查清单/交易指引。
常金光认为,合同库分类的法务负责人,应该是具有很好的宏观视野和大局观的专家,得有CEO高度的整体视野。理解企业现有业务结构和未来的战略方向。
其次,在标准方法方面,制定模板的标准在哪里?何为正确的标准方法?
目前,多数行业状况是缺乏标准,缺乏标准的知识体系、标准的工作流程,因此,法天使提出了“三观四步法”,从宏观、中观、微观三个方面、4个步骤建设标准的知识体系、标准的工作流程。
随后,常金光还介绍了合同主体方面的特殊情形、合同标的方面的特殊情形、合同程序方面的特殊情形。
最后,常金光表示,关于合同管理,还有理念提炼、认知管理、项目实施、价值创造等更多话题可与参会嘉宾探讨,而法天使也在近年来的实践中做到了“授人以鱼,且授人以渔”,业务涵盖模板定制、方法培训、合同咨询等多个方面。

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两位嘉宾分享结束后,本次交流与参访会还设置了自由交流与探讨环节。
参会嘉宾在交谈中就标准化模板库的实际运用提出了相关问题。
有嘉宾指出,在实务中,合同的甲乙双方会根据利益的平衡反复“拉锯”,修改合同,那么这样的情况下,如何使用标准化模板?有无工具可以直接固化相关的合同模板,以减少法务部门的工作量。
对此,有嘉宾认为,合同的修改其实是双方利益的协调与平衡,除却这些,做好与业务方的沟通和联动,对双方都有利。从效率角度而言,利用模板,只有相关的核心信息以空格形式显示并填写,法务只需要看核心信息是否有误,大大减少了审核时间。
关于合同起草的自动化,还有嘉宾提出了在实际应用中的几点困惑:
法务部门可以配置专家库,调试出匹配的规则,最终能够导出可以有业务部门使用的合同模板。但由于部分合同是基于复杂的商业谈判而形成的,这样的复杂谈判过程无法融入这个模板中。
另外,在合同审查实务过程中,可能出现这样的情况:系统可能识别了一些风险,但是法务人员并不认可这些风险,或对于某些风险,系统的识别并不准确。那么对于法务人员而言,原先只需审查合同,现在还需筛查风险,这反而增大了工作量。
对此,有嘉宾回应称,企业可以通过合理的方式制定出一套完整的、合适的规则逻辑,以适应审查过程中出现的实际问题,对产品进行不断的优化。在细节方面,系统还需避免过度提示,这也是目前AI和用户之间的一个问题——准确度、识别度的问题。
还有嘉宾提议,就法务合同管理可以探索成立相关的行业协会,促进合同标准化的推进。标准化的制定对于行业合规而言有非常大的价值,但还需要在实践过程中不断探索完善。

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