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法总派第2期 | 走进北仲:探讨企业合同标准化管理

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法总派第2期 | 走进北仲:探讨企业合同标准化管理379 作者:admin 帖子ID:1512 合同标准化,合同管理,电子合同,e签宝,法天使
随着契约精神深入人心,合同成为企业在各种经济活动及利益来往中确保自身利益的重要方式。合同规定着合同双方所拥有的权利与所需承担的义务,不论企业性质、行业如何,企业都需要通过合同来开展销售、采购、工程等系列经济活动。为了保护自身的合法利益,企业也需要通过企业合同管理标准化来提高合同管理的水平。
当前,企业合同管理已不再是简单的委托、承诺、签约,而是一种全过程全方位的科学管理手段。然而,我国现代企业的合同标准化的管理有待完善与探讨,合同管理在具体的实施中仍存在合同制定不规范、合同管理人员的责任分工不明等问题。如何建立健全合同标准化管理机构、完善合同标准化管理的实施流程,推动企业建立和推行合同标准化管理,促进企业的良性运行和持续发展?这一问题成为诸多企业关注的焦点。

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在此背景下,4月2日,亚太法务联盟、法天使、北京仲裁委员会(北京国际仲裁中心)、威科集团、法律先生共同举办了第二期法总派,走进北京仲裁委员会(北京国际仲裁中心),与多位首席法务官共同探讨企业合同标准化管理相关问题。

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本次法总派由法天使-中国合同库联合创始人胡婷主持,法天使-中国合同库创始人常金光、亚太法务联盟常务秘书长蒋璐明、北仲业务拓展处(国际案件处)处长张皓亮分别带来了主题为“合同起草审查与企业合同模板库建设” “通过企业合同管理工具构建‘赋能型’法务组织” “从商事仲裁的视角看企业合同管理”的发言。

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首席法务官们参观北京仲裁委员会/北京国际仲裁中心后,法天使创始人常金光为各位首席法务官带来了经验分享。

01、合同起草审查与企业合同模板库建设

常金光首先向大家展示了各招聘网站中,法务招聘的岗位职责,通过分析这些岗位职责,常金光得出结论:合同,是法律人的最大公约数。而合同工作的痛点是低效、高频且缺乏标准。

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法天使创始人常金光
在法务的实际工作中,同一份合同,不同法务可能得出不同的法律意见;可以说,诸多企业法务在工作中缺乏标准的知识体系、标准的工作流程。那么,如何构建标准的知识体系与工作流程?常金光提出了“三观四步法”。
其中,“三观”指的是,从宏观角度判断是什么交易?从中观角度判断是什么文本?再从微观角度审查涉及什么条款?”四步”则是四大步骤:首先提交,其次复核,然后进行三观分析,最后沟通需求。
常金光介绍称,“三观分析法”的结构可以归纳为引言、综述、宏观-交易结构分析、中观-合同形式分析、微观-合同条款分析。他还向嘉宾们详细介绍了合同主体方面的特殊情形、合同标的方面的特殊情形、合同程序方面的特殊情形。
他表示,宏观-交易结构分析主要为交易结构审查,包括合同类型、合同主体、合同标的、合同程序的审查;此外还包括交易结构设计。中观为合同形式分析;微观为合同条款分析,主要是条款体系与重点条款解析。更多具体详细内容,常金光将其凝练在《合同起草审查智能 三观四步法》一书中。
随后,常金光介绍了如何搭建企业合同模板库。他表示《中国合同大法 中国合同分类法》一书中介绍了2000子类、纵向5级、10000+文本,适用多重列类场景。常金光认为,合同库分类的法务负责人,应该是具有很好的宏观视野和大局观的专家,得有CEO高度的整体视野,此外还需理解企业现有业务结构和未来的战略方向。
常金光还介绍了法天使的企业合同模板库、律师助手等智能工具,并以“技术咨询服务合同”为例进行了具体分析。最后他总结了法天使能做的相关业务,包括模板定制、方法培训;交付成果包括企业合同模板库、标准作业方法。

02、你通过企业合同管理工具构建“赋能型”法务组织

随后,亚太法务联盟常务秘书长蒋璐明在演讲中分享了如何通过企业合同管理工具构建“赋能型”法务组织。

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亚太法务联盟常务秘书长蒋璐明
蒋璐明称,聊过了370个法务后,他发现让法律跟上业务的发展已成为法务人转型的“难题”。而互联网时代的商业斗争就是对于用户响应力的比拼。因此,需要明确业务端的需求,也即用户需求;此外,需要提升响应力,注重速度,提高效能,保持服务水平的稳定。
分享中,蒋璐明以某传统企业与某互联网企业为例,分别介绍了其组织结构与法务目标,梳理了敏捷型法务组织应的不同形态。
那么,未来的法务部是什么样的?
蒋璐明指出,对业务的响应程度决定了法律服务发展的不同阶段:
1.0阶段个体作业,文档工具主要是office、微信、windows文件夹;
2.0阶段团队进行专业的培训体系,开始使用工具软件协同不同职级的同事进行协作,服务流程标准化,团队服务质量有所保证;
3.0阶段数据精细化发展,客户管理,业务流程、服务内容标准化、规范化、信息化,数据在作业过程中沉淀和积累;
4.0阶段进入了智能阶段,基于数据分析和挖掘,团队保持高效运作,服务稳定,法律文档可复用率提升,标准工作逐渐被人工智能取代。这是从信息化到数据化,再到智能化的过程,也是企业从被动防控到积极防控的变迁。
在他看来,法务部的跃迁需要组织转变和配套工具。蒋璐明分别以某传统企业、某互联网大厂为例分析了敏捷型法务组织。他认为,组织转变+配套工具才能实现法务部的跃迁,而构建法务能力复用平台是法务部跃迁的有效途径。
最后,蒋璐明以CLM为例,介绍了法务能力复用平台的业务模型。

03、从商事仲裁的视角看企业合同管理

两位嘉宾的分享获得了参会嘉宾的热烈掌声。随后,北仲业务拓展处(国际案件处)处长张皓亮结合其工作实务为大家带来了主题为“从商事仲裁的视角看企业合同管理”的分享。

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北仲业务拓展处(国际案件处)处长张皓亮
据张皓亮介绍,截至目前,北仲共处理各类合同纠纷50000余件,涉案标的超5000亿元,主要纠纷类型包括买卖、股权转让、金融、建设工程、租赁、借贷、担保、委托、影视、知识产权等。
那么,为何强调争议解决视角?张皓亮称,希望以裁判者的思维推导相应条款可能的解读以及在特定情形下需要填充的条款;通过案件处理发现合同条款的瑕疵、变更的瑕疵、履行的瑕疵、资料管理的瑕疵,了解裁判者关注的焦点;此外,还可通过既有案例,了解相关问题处理结果,与签约、履约以及争议评估预测是否符合可以相互印证,找出合同管理的强弱环节。
基于北仲的相关工作以及进行该分享的初衷,张皓亮本次分享主要分为几个部分:1、谈判:找好对象,做好筹划;2、签约:小心谨慎,避免掉入陷阱;3、履约:严格履行,做好档案管理;4、争议解决:收集证据,及时解决纠纷;5、反馈:前后联动,升级风险防范。
在谈判环节,张皓亮表示,企业需要选好合作方,查看合作方是否具备相应的资质、是否具备履约能力(内设机构 无营业执照分支机构)、是否具备签约权限(无权代理、超越权限)。总结起来则是,判断合作方是否靠谱;企业还需明确可执行的争议解决条款,应尽量选择标准条款、选择与案件类型匹配的争议解决条款、仲裁语言、仲裁地;另外,还需要考虑法律适用与谈判过程文件的效力。
在签约环节需要判断,主要内容是否欠缺或不明确,不明确永远是争议的根源;风险分担方式是否不合理;合同形式是否有瑕疵;争议解决约定是否不明。张皓亮列举产品代理合同、建设工程施工合同、委托运输合同、借款合同、服务合同等多个实例进行了分析。
紧接着,张皓亮还介绍了如何防范履约过程中容易出现的问题并给出了纠纷发生时的处理建议。最后,张皓亮总结称,争议解决与合同起草是一个交易的两端,应当相互促进,共同完善。

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三位嘉宾分享结束后,参会嘉宾们进行了讨论。多位嘉宾探讨了“除日常基本合同审核智职能,大家如何组织提升法务部门同事赋能的工作效率” “合同争议条款的设定在仲裁中的作用” “合同智能管理系统如何形成个性体系” “法务部门的流动性” “让合同全生命周期管理更智能的方法”等问题。

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有嘉宾表示,法务部在企业中使用的系统原先可能是OA系统,或用邮件处理相关工作,而相关的智能工具的开发则是基于技术,基于实现自己的合同审批流程,将相关流程嵌入系统中,其在使用中与法务以往的工作习惯可能存在一些差距,这便是满足通用性与个性化之间存在的一定的冲突。那么,相关的技术和技能工具则是通过使用实现通用化与个性化的融合。
关于人员流动的问题,有嘉宾表示,企业需要满足法务同事的发展需求,需要建设良好的企业文化。在考核方面,要将法务从审合同的例行工作中提炼出来,让合同审核更加标准化,让法务能从合同审核中解放出来,实现其工作价值。

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本次讨论与分享时间有限,但嘉宾们在有限的时间内仍实现了多个重要问题的沟通与解答。
围绕本次会议主题与多位嘉宾的发言分享,可以得知:只有合同管理标准化,企业才能全面地履行合同条约,才能合理地规避和防范企业经营中的风险,维护良好的企业信誉;还可以借此提高企业经营管理水平,避免经济纠纷,促使企业发展壮大。

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----------  4月活动课表  ----------

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