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[劳动人事] 一文读懂《民法典》背景下的员工个人信息保护

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一文读懂《民法典》背景下的员工个人信息保护2059 作者:admin 帖子ID:915 民法典,个人信息保护,劳动人事,员工信息,
✎ 编 者 按

劳动法领域的问题看似简单,但企业在实操过程中难免会遇到误区与盲点。亚太法务联盟劳动人事专委会开设劳动人事专栏,为企业法务、HR提供更为专业的劳动合规与管理建议。

2020年5月28日通过的《民法典》最大的特点是将“人格权”独立成编,其中特别增加了有关个人信息保护的相关具体规定。而在劳动领域用人单位作为用工管理方,为了保证劳动关系的正常履行不可避免的需要接触到员工的个人信息,那么本次《民法典》的颁布和实行会对用人单位了解和处理员工个人信息造成怎样的影响呢?

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《民法典》中对个人信息的相关规定


要解答文章开头的问题,我们首先需要对《民法典》中有关个人信息的规定进行了解:
(一)个人信息的内涵及范围
何为个人信息,根据《民法典》第一千零三十四条,是指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人的各种信息。
第一千零三十四条同时规定,个人信息的范围包括自然人的姓名、出生日期、身份证件号码、生物识别信息、住址、电话号码、电子邮箱、健康信息、行踪信息等。
通过上述法律规定可以总结出判断一个信息是否属于受法律保护的个人信息关键在于确定该信息是否能够单独或者与其他信息结合识别出特定的自然人。
(二)个人信息的处理方式
《民法典》在总则编对个人信息的处理方式做了原则性的概述,第一百一十一条规定,自然人的个人信息受法律保护。任何组织或者个人需要获取他人个人信息的,应当依法取得并确保信息安全,不得非法收集、使用、加工、传输他人个人信息,不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息。在人格权编具体规定了个人信息的处理方式、处理原则和条件、禁止性行为以及免责情形。1.处理方式
第一千零三十五条第二款规定,个人信息的处理包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等。
2.处理原则和条件
第一千零三十五条第一款规定,处理个人信息的,应当遵循合法、正当、必要原则,不得过度处理,并符合下列条件:(一)征得该自然人或者其监护人同意,但是法律、行政法规另有规定的除外;(二)公开处理信息的规则;(三)明示处理信息的目的、方式和范围;(四)不违反法律、行政法规的规定和双方的约定。
3.禁止性行为
第一千零三十八条规定, 信息处理者不得泄露或者篡改其收集、存储的个人信息;未经自然人同意,不得向他人非法提供其个人信息,但是经过加工无法识别特定个人且不能复原的除外。信息处理者应当采取技术措施和其他必要措施,确保其收集、存储的个人信息安全,防止信息泄露、篡改、丢失;发生或者可能发生个人信息泄露、篡改、丢失的,应当及时采取补救措施,按照规定告知自然人并向有关主管部门报告。
4.免责情形
第一千零三十六条规定, 处理个人信息,有下列情形之一的,行为人不承担民事责任:(一)在该自然人或者其监护人同意的范围内合理实施的行为;(二)合理处理该自然人自行公开的或者其他已经合法公开的信息,但是该自然人明确拒绝或者处理该信息侵害其重大利益的除外;(三)为维护公共利益或者该自然人合法权益,合理实施的其他行为。
(三)违法处理个人信息的法律后果
违法处理个人信息要承担哪些后果,《民法典》没有在个人信息条款中专门规定,仅在“人格权编”的“一般规定”中有所体现。《民法典》第九百九十五条规定,人格权受到侵害的,受害人有权依照本法和其他法律的规定请求行为人承担民事责任。而第一百七十九条对承担民事责任的具体方式作出了规定,包括:(一)停止侵害;(二)排除妨碍;(三)消除危险;(四)返还财产;(五)恢复原状;(六)修理、重作、更换;(七)继续履行;(八)赔偿损失;(九)支付违约金;(十)消除影响、恢复名誉;(十一)赔礼道歉。同时第九百九十六条规定,受害方遭受严重精神损害的,可请求精神损害赔偿。

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劳动法领域关于员工个人信息的相关规定


在了解《民法典》关于个人信息的相关规定后,我们再来看一下劳动法领域关于员工个人信息的有关规定:
(一)用人单位有权了解员工的基本情况
《劳动合同法》第八条规定,用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,劳动者应当如实说明。
那么员工是否可以以个人信息保护为由不向用人单位提供相关信息呢?
笔者对此持否定态度
首先,从第一千零三十五条的规定个人信息处理原则来看。该条规定,处理个人信息的,应当遵循合法、正当、必要原则,不得过度处理。而用人单位要求员工提供与劳动合同相关的基本信息完全符合上述处理原则。
第一,用人单位要求员工提供基本信息有明确的法律依据,即《劳动合同法》第八条,具有合法性;
第二,用人单位要求员工提供基本信息具有正当性。劳动关系的建立和履行需要用人单位与员工之间建立信任关系,而对员工基本信息的了解是用人单位对员工产生信任的基础,否则用人单位无法放心的将工作交给员工,导致劳动关系无法正常履行。
第三,用人单位要求员工提供基本信息具有必要性。劳动关系区别与民事法律关系的最主要特点在于,员工对用人单位具有人身依附性,双方存在管理和被管理的关系。用人单位了解员工的基本信息,才能给员工做全面的评价,给员工匹配合适的岗位,向员工支付合适的工资。
其次,从第一千零三十五条的规定个人信息处理条件来看。该条第一项规定,处理个人信息应符合以下条件:(一)征得该自然人或者其监护人同意,但是法律、行政法规另有规定的除外。
通过该条规定可以看出,处理个人信息的基本条件是征得该自然人同意,但同时也允许法律、行政法规对此作出其他规定。而用人单位要求劳动者提供基本信息正是出于《劳动合同法》的相关规定,完全符合《民法典》规定的个人信息处理条件。
综上所述,用人单位要求员工提供基本信息,既在《劳动合同法》上存在明确的法律依据,又符合《民法典》中个人信息处理的原则和条件规定。因此,员工不能以个人信息保护为由拒绝向用人单位提供基本信息。但需要指出的是,虽然用人单位“有权了解”,员工“应当说明”,但不是所有的信息员工都必须提供。员工只需要提供与劳动合同直接相关的基本情况,不需要提供与劳动合同无关的信息,如员工的宗教信仰、子女状况等。如果用人单位要了解这些信息,需要与员工协商,取得员工的同意。这一点也完全符合《民法典》中规定的不得过度处理个人信息的原则。
(二)劳动领域的员工信息包括哪些内容
《劳动合同法》第七条规定,用人单位应当建立职工名册备查。
《劳动合同法实施条例》第八条进一步规定,劳动合同法第七条规定的职工名册,应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。
同时用人单位还可以要求员工提供与劳动合同直接相关的基本情况,包括员工的学历水平、健康状况、以往工作经历等信息。
通过上述分析我们可以看出,劳动领域的员工信息有些属于《民法典》中直接列明的个人信息,而有些却并不属于。那么《民法典》中未直接列明的部分(例如学历水平、以往工作经历等信息)是否也属于个人信息?是否也受到《民法典》的保护呢?
回答这个问题需要返回到文章的开头对个人信息内涵理解的部分,即判断一个信息是否属于受法律保护的个人信息关键在于确定该信息是否能够单独或者与其他信息结合识别出特定的自然人。如果用人单位在劳动关系履行过程中收集到的员工信息可以识别出特定的自然人,即指向某个具体的员工,那么该信息就属于受《民法典》保护的个人信息,用人单位就有义务按照相关法律规定来妥善处理相关信息,否则将承担民事责任。

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《民法典》对劳动领域员工个人信息保护的影响及用工建议


在上述的分析过程中,我们提到了用人单位有义务按照法律规定来妥善处理在劳动关系履行过程中获得员工个人信息。那么用人单位怎样做才是符合法律规定的?在具体执行过程中该如何操作呢?
《民法典》规定的个人信息处理方式包括,收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等,同时也对处理的原则和条件、禁止性行为作出了具体规定。下面我们结合劳动合同履行各环节,谈一谈每个环节可能涉及的个人信息处理方式以及相关用工建议。
(一)招聘与录用阶段
在招聘阶段,主要涉及个人信息的收集、存储和销毁。在这个阶段用人单位往往要求应聘者提供自己的简历,也会询问应聘者有关的个人信息,员工为了获得工作机会也会配合用人单位提供相关信息。在这种情形下,应聘者在简历中或面谈中提供的信息,符合《民法典》中规定的经自然人同意而进行的信息收集,属于用人单位合法收集到的信息。但需要提醒用人单位注意的是,收集信息时应避免利用欺骗、诱导或者强迫的手段。此外,如果应聘者最终没有被用人单位录用,用人单位应当及时返还简历、匿名化处理或删除有关信息。如果用人单位获得应聘者的信息是来源于猎头等第三方机构,用人单位应该确认第三方机构获取信息的来源,要求第三方机构提供应聘者对该机构处理其个人信息的授权范围,包括对其个人信息使用的目的以及是否同意信息分享等,以保证用人单位获取应聘者信息的手段是合法的。
为了避免纠纷,用人单位应该在招聘过程中告知应聘人员对应聘过程中收集到的信息的处理规则,同时在《应聘登记表》中注明具体处理规则、“本人自愿提供以上信息”、“同意用人单位按照《应聘登记表》中注明的方式对相关信息进行处理”等内容,并由应聘人员签字确认。
(二)劳动合同订立阶段
在劳动合同订立阶段主要涉及个人信息的收集、存储、使用。在这个阶段用人单位可以依法收集与劳动合同直接相关的信息并进行存储,此种情况符合《民法典》中规定的按照法律、行政法规规定收集信息的条件,属于合法收集个人信息。如果用人单位需要收集与劳动合同不直接相关的员工个人信息,则应该按照《民法典》的规定征得员工的同意。
在员工签订劳动合同后,用人单位需要对员工提供的个人信息进行存储,在存储的过程中应按照《民法典》的规定,确保存储的个人信息安全,防止信息泄露、篡改、丢失。为此应建立员工信息存储的管理制度,明确责任部门和责任人,杜绝非法买卖、提供或公开员工个人信息的行为。如果发生员工个人信息泄露的情况,单位应及时采取补救措施并告知员工,主动与员工就相关问题的处理进行协商达成协议。
为避免纠纷,用人单位应该在签订劳动合同时书面告知员工单位关于个人信息处理的规则,处理信息的目的、方式和范围以及单位可能在哪些情况下使用员工个人信息,由员工签字确认并对单位使用员工个人信息的范围进行授权。
(三)劳动合同履行阶段
在劳动合同履行阶段主要涉及个人信息的存储、使用、传输和提供。有关个人信息的存储问题在劳动订立阶段已经阐述不再赘述。关于员工个人信息的使用、传输和提供主要涉及到用人单位向社保、税务机构或者司法机关传输、提供员工个人信息,在此种情况下符合《民法典》中规定的按照法律、行政法规的规定传输和提供个人信息的条件,也符合为维护公共利益或者该自然人合法权益,合理实施的免责的情形,属于合法使用、传输和提供个人信息。应该注意使用、传输和提供的员工个人信息不应超出社保或税务机构要求的信息范围。
如果用人单位在上述情况外使用员工个人信息,则应符合《民法典》规定的征得该自然人同意的处理条件,或者在该自然人同意的范围内合理实施的免责情形。因此,用人单位应该取得员工在何种情况下可以使用其个人信息的书面授权。
(四)劳动合同解除阶段
在劳动合同解除阶段主要涉及个人信息的存储和销毁。根据劳动法领域有关的法律规定用人单位应对《劳动合同》、工资支付记录等资料保存两年以上备查。因此,自劳动合同解除时起,用人单位应对其负有保管义务的资料存储至少两年,相关存储问题请参加劳动合同订立部分。在超过两年保存期限以外的员工个人信息用人单位应该及时进行删除或者销毁,在销毁的过程中不能将载有员工个人信息的资料当做废品进行出卖,避免造成员工个人信息泄露的后果。用人单位应该在员工离职时书面告知单位处理离职员工个人信息的规则,并由员工签字确认。
(五)争议解决阶段
一旦由于处理员工个人信息不当导致发生相关争议,则用人单位可能面对承担侵权责任的风险,此时用人单位与员工之间是平等的民事法律主体关系,相关争议属于侵权责任纠纷,而非劳动争议。在侵权责任纠纷中,应该由员工举证证明损害事实的存在,侵权行为与损害事实存在因果关系,侵权行为具有违法性,用人单位存在过错。与劳动争议相比,用人单位的举证责任较轻,主要集中在证明自身行为具有合法性,或者反驳对方证据。

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结语


随着国家对个人信息保护的加强及员工维权意识的提高,用人单位在处理员工信息的问题上需尽到更多的谨慎义务。《民法典》丰富了个人信息的有关规定,对用人单位在处理员工信息的问题上,起到一定的指引作用。但法律的作用都是局限的,面对数目庞大的员工信息,用人单位在处理时,不仅需合法,还要合理,这样才能更好地维持用人单位与员工的劳动关系。


供稿单位:亚太法务联盟劳动人事专委会常务副主任单位 北京凯联律师事务所
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